Comment suivre les présences et les motifs de visite dans un espace de coworking ?

Comment suivre les présences et les motifs de visite dans un espace de coworking ?

Dans un espace de coworking, savoir qui est présent est important. Mais savoir pourquoi cette personne est présente peut l'être tout autant.

Un membre peut venir travailler, participer à une formation, assister à un événement, rencontrer un client ou simplement rendre visite à quelqu'un.

Lorsque ces informations sont suivies manuellement, il devient difficile d'avoir une vision claire de la fréquentation de l'espace.

Pourquoi suivre les présences ?

Le suivi des présences permet au gestionnaire de savoir :

• qui est présent ;

• à quelle heure la personne est arrivée ;

• quand elle est partie ;

• à quelle fréquence elle vient ;

• et, lorsque cela est pertinent, pour quel motif elle est présente.

Ces informations permettent de mieux comprendre l'utilisation réelle de l'espace.

Identifier les motifs de présence

Tous les visiteurs d'un coworking ne viennent pas pour la même raison.

Le motif peut par exemple être :

• membre ;

• visiteur ;

• invité ;

• rendez-vous ;

• formation ;

• événement ;

• travail ;

• autre.

Cette information peut aider le gestionnaire à distinguer les différents types de fréquentation et à mieux comprendre les besoins de son espace.

Les limites du suivi manuel

Avec un registre papier ou plusieurs fichiers différents, ces informations sont souvent difficiles à centraliser.

Les données peuvent être incomplètes, difficiles à analyser et nécessiter une saisie répétitive.

Une solution numérique permet de rendre ce suivi plus simple et plus structuré.

PASS pour une gestion plus simple des présences

PASS permet de faciliter l'enregistrement des accès et des présences dans les espaces de coworking.

L'objectif est de disposer d'une meilleure visibilité sur les personnes présentes, leurs entrées et sorties et, selon le parcours défini par l'espace, les motifs de leur présence.

Le gestionnaire peut ainsi mieux comprendre la fréquentation de son espace et disposer d'informations utiles pour son organisation.

Une meilleure connaissance de son espace

Connaître uniquement le nombre de personnes présentes ne suffit pas toujours.

Comprendre qui vient, quand et pourquoi permet d'obtenir une vision plus complète de l'activité d'un espace de coworking.

Avec PASS, la gestion des accès et des présences devient plus simple et plus structurée.

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