Comment améliorer le suivi des présences dans un centre de formation ?
Découvrez comment digitaliser le suivi des présences, de l'assiduité et des entrées dans un centre de formation avec PASS.
Dans un centre de formation, savoir qui est inscrit ne suffit pas. Il est également important de savoir qui est réellement présent, à quelle session, à quelle heure et avec quelle régularité.
Pourtant, le suivi des présences repose encore souvent sur des feuilles d’émargement, des fichiers Excel ou des vérifications manuelles.
La digitalisation permet aujourd’hui de simplifier ce processus et de disposer de données plus fiables.
Pourquoi le suivi des présences est-il important ?
Le suivi des présences permet notamment de :
connaître les apprenants présents à chaque session ;
suivre les absences et les retards ;
mesurer l’assiduité ;
conserver un historique des participations ;
faciliter le suivi administratif ;
disposer de données fiables sur les formations.
Une feuille de présence permet de noter une présence. Mais lorsque les formations se multiplient, il devient plus difficile de retrouver, vérifier et analyser toutes ces informations.
Le véritable enjeu n’est donc pas seulement de faire l’appel, mais de transformer chaque présence en donnée exploitable.
Les limites de l’émargement traditionnel
Avec les feuilles papier ou les fichiers gérés manuellement, plusieurs difficultés peuvent apparaître.
Recherche des noms
L’accueil ou le formateur doit vérifier manuellement les participants présents.
Risque d’erreur
Une information peut être oubliée, mal renseignée ou difficile à interpréter.
Données dispersées
Les informations peuvent être réparties entre plusieurs feuilles, fichiers ou documents.
Suivi de l’assiduité difficile
Il peut être compliqué d’avoir rapidement une vision globale de la participation d’un apprenant à plusieurs sessions.
Ces difficultés prennent encore plus d’importance lorsque le nombre d’apprenants ou de sessions augmente.
Comment digitaliser la présence des apprenants ?
Une solution de gestion des présences permet de simplifier le parcours.
1. Inscription
Les apprenants sont enregistrés dans la plateforme.
2. Identification
Chaque participant dispose d’un moyen d’identification associé à son profil.
3. Pointage
À son arrivée, le participant est identifié grâce à un scan.
4. Présence enregistrée
Le passage est enregistré avec son horaire.
5. Suivi
Le responsable peut ensuite consulter les présences et l’historique.
Le processus devient ainsi plus simple pour les apprenants et plus facile à suivre pour les responsables de formation.
Aller au-delà du simple pointage
Digitaliser les présences ne consiste pas uniquement à remplacer une feuille papier par un scan.
Les données collectées peuvent également aider à mieux comprendre la participation aux formations.
Par exemple :
Quel apprenant participe régulièrement ?
Qui accumule les absences ?
Quel est le taux de présence d’une session ?
Combien de participants sont présents ?
Comment évolue l’assiduité au fil du temps ?
La présence devient alors une donnée permettant de mieux piloter les formations.
PASS pour les centres de formation
PASS, Plateforme Intelligente de Gestion, permet de digitaliser la gestion des présences et des accès dans différents environnements, notamment les centres de formation.
L’objectif est simple :
Identifier rapidement les apprenants, enregistrer leur présence et disposer d’un historique exploitable.
Avec PASS, chaque passage peut être enregistré et transformé en donnée utile pour le suivi des activités.
La solution permet ainsi aux centres de formation de passer progressivement d’un suivi manuel à une gestion plus simple et plus structurée des présences.
Une gestion plus simple pour les apprenants et les responsables
Pour l’apprenant, le processus est rapide : il s’identifie et poursuit sa formation.
Pour le responsable, les informations sont centralisées et peuvent être consultées plus facilement.
Un passage. Une présence. Une donnée.
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